Étant donné que le terme facture électronique est défini de différentes manières, il est important de clarifier ce que nous entendons par une facture électronique réelle.

Selon notre définition, une véritable facture électronique est une facture qui est émise, reçue et traitée par voie électronique. Il est numérique depuis sa création dans le système financier par l’émetteur jusqu’à sa réception et son traitement par le destinataire. En d’autres termes, la véritable facturation électronique est électronique tout au long de son cycle de vie.

Certaines entreprises envoient des copies PDF des factures par courrier électronique. Celles-ci peuvent être numérisées ou imprimées sur papier puis enregistrées dans le grand livre. Mais vous recommandons d’envoyer et de recevoir des factures électroniques pour plusieurs raisons.

Avantages d’une véritable facturation électronique

• Il est plus facile d’atteindre un haut degré d’automatisation avec de véritables factures électroniques qu’avec des factures PDF.
• L’expéditeur ne reçoit automatiquement aucune confirmation que la facture PDF a été reçue par le destinataire.
• Les factures PDF peuvent être bloquées par les filtres anti-spam du destinataire.
• De nombreuses grandes entreprises n’acceptent pas les factures PDF par courrier électronique.
• Le destinataire doit investir dans une solution de numérisation permettant d’interpréter automatiquement les factures PDF.
• La numérisation interprète significativement moins d’informations (moins de champs) que lorsque les factures sont entièrement électroniques.

Des études montrent que la probabilité qu’une facture numérisée soit interprétée sans erreur est de 34,7%, ce qui implique un traitement des erreurs fastidieuses.

La facture électronique est un substitut juridique et fiscal de la facture papier. Ce système technologique est en cours de déploiement dans des pays du monde entier. Cependant, malgré sa propagation, il reste une certaine confusion quant à la signification réelle de ce terme.

Une erreur courante consiste à penser que toute facture envoyée et reçue par voie électronique constitue une facture électronique. Outre cette condition, certaines conditions doivent être remplies pour convertir le document numérique en une alternative avec les mêmes attributs légaux et fiscaux que son homologue sur papier.