Le chef de projet dispose d’outils lui permettant de gérer au mieux les activités de l’entreprise. Parmi les programmes et logiciels indispensables figure le logiciel de gestion de projet. Cet outil collaboratif a pour fonction principale d’accompagner le responsable et ses collaborateurs dans les phases de démarrage, d’évolution, et de finalisation de tous les projets.

Quel rôle joue le logiciel gestion de projet ?

Gérer un projet, c’est jongler entre planification des tâches, organisation des ressources, gestion du budget, et communication. Ce processus étant complexe en soi, l’adoption d’un logiciel de gestion efficace est donc de rigueur pour simplifier le travail. Vous en trouverez notamment sur la FDN les outils numériques les plus performants que vous pourrez utiliser à titre gratuit.

Un programme de gestion de projet pertinent vous assure une meilleure organisation en général, mais pas que. En plus de vous faciliter les tâches au quotidien, il vous aide à atteindre vos objectifs de performance et de productivité dans les meilleures conditions.

La planification devient plus simple

Planifier, c’est le fondement même de la gestion de projet. Grâce à sa fonctionnalité principale qu’est la planification, l’outil en question permet donc littéralement de bien organiser les différentes phases du projet. Il facilite également le suivi de près des avancements respectifs de chaque étape dont la représentation se fait sous forme de tableau ou de diagramme.

En adoptant un programme numérique performant, vous pourrez avoir une meilleure visibilité de l’avancement des tâches. Il vous sera ainsi plus facile de prendre les mesures nécessaires dans les meilleurs délais, si jamais il y a retard, urgence, ou autres formes d’imprévu.

L’élaboration des tâches est optimisée

Un projet se décompose en plusieurs tâches et ces dernières doivent être minutieusement organisées dans le planning. Si vous disposez d’un programme numérique pertinent, à chaque opération, vous pourrez facilement allouer une échéance, un budget et une personne avec les compétences y afférentes.

Une gestion plus avancée des tâches vous est même permise si vous misez sur un logiciel doté d’outils collaboratifs. Non seulement vous pourrez suivre la répartition détaillée de chaque activité, mais en plus, vous pourrez afficher ou masquer certains éléments (intervenants, pièces jointes, sous-actions, etc.) en fonction des besoins des collaborateurs.

La gestion du budget est facilitée

S’il y a un aspect du projet auquel vous devez faire le plus attention, c’est le budget. Les « à-peu-près », en effet, ne sont pas permis avec ce dernier. C’est dans le suivi permanent et la bonne gestion de celui-ci que réside en majeure partie la réussite de chaque étape du projet.

D’une manière générale, la fonctionnalité « budget » se présente sous forme de tableau de bord dans un outil de gestion de projet. Celle-ci est intégrée au programme pour vous permettre de maîtriser vos coûts en temps réel. Grâce aux indicateurs fournis sur la plateforme, vous pourrez ainsi anticiper la rentabilité de votre investissement, en respectant au mieux les prévisions et en évitant tout dépassement.

La communication est plus fluide

La communication doit être permanente et de qualité pour assurer une collaboration efficace de l’équipe. L’outil que vous avez à disposition doit ainsi avoir des fonctionnalités qui facilitent les échanges entre tous les intervenants du même projet.

Pour profiter d’une communication productive, assurez-vous simplement d’avoir un outil doté d’un système de messagerie instantanée. Par ailleurs, la plupart des logiciels de gestion de projet sont déjà équipés de centre d’échange intégré afin de renforcer la correspondance entre les collaborateurs.

Et pour optimiser cette cohésion, misez surtout sur un programme qui permet l’envoi, le partage et le téléchargement de fichiers (documents, images, vidéos, audio, etc.).

Dans cette même optique, penchez pour un outil qui permet aux utilisateurs de communiquer en vidéo en temps réel (dans le cadre d’une réunion par exemple), quelle que soit la distance qui les sépare. Un programme compatible avec un support mobile serait même l’idéal pour que chacun soit toujours au même niveau d’information, même s’il ne se trouve pas dans les locaux de l’entreprise.

Le logiciel de gestion de projet est un outil multifonctionnel. Quel que soit le domaine d’activité dans lequel vous exercez, ce programme devra vous simplifier la tâche quant à l’élaboration des opérations, la mise en place du planning, ou l’affectation des ressources.